电子公文管理系统设计与实现

时间:2015-05-19 00:04 点击量: 打印文章
关键词:日期型|Up|

  1 引言   公文是政府军队等各类部门请示汇报、命令下达等工作中的重要部分。传统的公文归档以纸质原件为主,存放在档案局等部门,当归档公文数目逐渐增多时,公文的查找就存在效率较低等缺点。尤其是当用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时,在纸质归档公文中进行基于内容的模糊查询几乎无法实现。另外,纸质公文的管理、维护、防腐等,也需要大量的人力物力支持。   随着计算机硬件、局域网设施的普及以及用户计算机水平的不断提高,当前公文的撰写基本都是先完成电子版本,然后再打印传达。因此,将公文的电子版进行归档成为可能[1-2]。实施电子公文的归档管理[3-4],与传统方法相结合,可以在几乎不增加额外劳动量的前提下,对公文的管理、查找、维护工作起到大大的改善效果。 2 系统设计 《电子公文管理系统》就是在这样的背景下产生的。其目的是在不改变用户公文撰写流程的前提下,完成电子公文的归档、查询等功能。此外,对历史公文的充分借鉴,还可以提高用户公文撰写格式的规范以及公文内容风格的一致性等。   系统采用标准的客户端-服务器模式(c-s模式),由oracle数据库服务器[5]对电子公文的存储、查询提供支持。客户端软件由delphi实现,包括公文模板管理、公文归档、公文撰写、临时公文管理、公文查询和系统设置六大模块,如图1所示。   “公文模板管理”可以将常用的空白公文模板存储到数据库中,用户可以据此撰写新的公文。“公文撰写”模块可以依据公文模板或已经归档的历史公文,撰写新的公文。用户只需修改其中的内容即可,而不用再过多关心其格式等内容,提高公文撰写的效率。“临时公文管理”对新撰写的公文以及尚未定稿的公文进行管理,支持同一公文的多个不同版本,并可以将临时公文及时上传备份到服务器以防丢失,同时能够方便地从其它机器阅读修改公文。“公文归档”对于已经完成的公文,可以归档录入数据库,以方便将来查阅。系统提供单个公文归档、批量归档等多种归档方式,并能够通过“公文自动分析”功能解析出公文中的项目,如标题、关键字等,减少公文归档的工作量,提高系统可用性和效率;同时还可以将领导签字照片等附件一同录入,以提高公文归档的完整性可用性。“公文查询”模块能够对所有已归档的公文进行高效查询。除了支持灵活的按照各种项目自定义条件查询外,还支持基于内容的查询,即可以查找内容中包含指定文字的所有公文。最后,“系统设置”模块包括不同部门、不同级别用户的用户管理及权限控制功能,灵活的数据库连接参数配置功能等。 3 关键技术 系统实现的主要难点和创新包括以下几个方面:1)公文在oracle数据库中的存取控制;2)公文内容的自动解析和批量归档;3)基于公文内容的全文检索查询;4)本地文档与数据库备份文档的比较及版本控制。   3.1 公文在数据库中的存取   一个公文由很多元素组成,如标题、发文机关、公文种类、年份、主题词、引发说明、承办说明、正文等等[2]。在数据库中的存取有两个方案:一是将各种元素分开存储,用户预览全文时再按照公文格式要求合并成一个文档。该方案的好处是分开存储便于用户的查询;不足是当合成新文档是需要考虑公文的格式要求。因为公文类型繁多,因此恢复新文档的操作复杂,而且往往难以完全恢复原样。第二个方案是将整个文档采用二进制方式存储在数据库中。这样的好处是文档的恢复比较简单,但是由于各个元素没有分离,因此在公文的查询方面存在不足,需要解析文档内容并逐个分离出元素信息,效率较低,难以满足快速、灵活的查询需求。

上一篇:秘书如何面对工作挫折 下一篇:没有了